Jeśli Twoja firma nie jest bardzo wrażliwa na przestoje i możesz poczekać dzień lub dwa, aż zespół IT „ożywi” stronę internetową lub system CRM, wtedy serwery za 800 dolarów będą w zupełności wystarczające. Jednak jeśli nie możesz sobie pozwolić na jakiekolwiek przerwy i nie chcesz stracić pieniędzy, reputacji oraz zaufania klientów, zachęcamy do przeczytania tego artykułu.
Czym jest całkowity koszt posiadania (TCO)?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto najpierw zapoznać się z takimi pojęciami jak CapEx i OpEx.
CapEx (skrót od angielskiego „сapital expenditure”, czyli wydatki kapitałowe) to wydatki na zakup środków trwałych oraz ich ulepszanie (rozbudowę, wyposażenie, przebudowę i modernizację).
OpEx (skrót od angielskiego „operating expenditure”, czyli wydatki operacyjne) to stałe wydatki firmy związane z procesami biznesowymi.
TCO (Total Cost of Ownership, całkowity koszt posiadania) lub koszt cyklu życia — to całkowita wartość kosztów docelowych. Właściciel musi ponosić te koszty od momentu nabycia mienia do momentu jego zbycia i wypełnienia wszystkich zobowiązań związanych z jego posiadaniem.
Mówiąc prościej, TCO jest sumą początkowych wydatków kapitałowych (CapEx) i późniejszych wydatków operacyjnych (OpEx).
Metodologia ta została opracowana pod koniec lat 80. przez ekspertów firmy Gartner. Początkowo służyła do obliczania kosztów finansowych związanych z posiadaniem komputerów na platformie Wintel (Microsoft + Intel). Na początku lat 90. firma Interpose przekształciła ją w pełnoprawny model do analizy finansowej wykorzystania technologii informacyjnych.
Porównując TCO różnych systemów, istotne jest, aby analizować koszty za ten sam okres, zazwyczaj 3-5 lat.
Jakie wydatki obejmuje TCO
Zgodnie z metodologią TCO wydatki związane z eksploatacją własnej infrastruktury IT dzielą się na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Do kosztów bezpośrednich zalicza się:
- zakup sprzętu i oprogramowania (laptopy, serwery, zasilacze awaryjne, licencje, subskrypcje aktualizacji oprogramowania, dodatkowa pamięć, dyski twarde itp.)
- koszty związane z personelem IT (wynagrodzenia, podróże służbowe, szkolenia, certyfikacje itp.)
- wydatki na kanały komunikacji, internet i usługi wymiany danych elektronicznych (abonament za połączenie internetowe i kanały komunikacji między biurami, hostowanie serwera WWW (jeśli jest umieszczony w lokalizacji dostawcy hostingu), wsparcie nazwy domeny, zewnętrzne serwery e-mail itp.)
Koszty pośrednie to wszystkie koszty firmy związane z eksploatacją infrastruktury IT, które jednak nie wpływają bezpośrednio na koszt wytworzenia produktów lub usług. Do kosztów pośrednich zalicza się:
- czas potrzebny na sformułowanie wymagań technicznych dotyczących sprzętu, jego zakup, dostawę i instalację
- przestoje systemu informatycznego, zarówno całego, jak i jego poszczególnych części, itp.
Ponadto, wszelkie schematy korupcyjne związane z zakupem sprzętu również uznawane są za koszty pośrednie. Koszty pośrednie zazwyczaj stanowią główną część całkowitego kosztu posiadania infrastruktury IT i są kilkukrotnie wyższe niż koszty bezpośrednie.
Chmura a serwer
Jeśli chodzi o budowę infrastruktury IT, istnieją dwie możliwości: zakup własnego sprzętu lub wynajem infrastruktury chmurowej od operatora chmury. Na początek należy ustalić, za co dokładnie trzeba będzie zapłacić w obu przypadkach.
- Sprzęt
W modelu IaaS (Infrastruktura jako usługa) infrastruktura i licencje na oprogramowanie są wynajmowane, co eliminuje potrzebę ponoszenia początkowych nakładów kapitałowych. Wynajmując infrastrukturę chmurową firma zobowiązuje się do wnoszenia miesięcznej opłaty i nie musi martwić się o nic więcej. Chmura pozwala na zmniejszanie lub zwiększanie liczby wykorzystywanych zasobów i płacenie tylko za te, które są faktycznie używane. Zgodnie z przepisami podatkowymi, firma może w ten sposób zmniejszyć podstawę opodatkowania.
Kupując własny sprzęt, trzeba od razu wydać dużą sumę pieniędzy. Aby zbudować klaster odporny na awarie, dostawcy hipernadzorców zalecają zakup co najmniej czterech serwerów, systemu pamięci masowej, licencji, wynajęcie serwerowni oraz zapewnienie jej wentylacji i klimatyzacji. Konieczne jest również zakupienie węzłów zapasowych, które umożliwiają szybkie zastąpienie węzłów głównych w przypadku ich awarii, co eliminuje ryzyko przestojów kluczowych usług.
Sprzęt będzie objęty gwarancją przez rok, po czym konieczne będzie opłacanie serwisu pogwarancyjnego. Wysokość tych kosztów jest trudna do oszacowania. Na zakup porządnego nowego serwera trzeba wydać około 6-7 tys. dolarów.
Jeśli specyfika firmy i jej zadania biznesowe na to pozwalają, można rozważyć zakup używanego serwera. Należy jednak pamiętać, że używany serwer nie jest objęty gwarancją, szybciej się zużywa, a ryzyko awarii jest znacznie wyższe niż w przypadku nowego sprzętu.
- Utrzymanie i optymalizacja parku serwerów
Zakup sprzętu pociąga za sobą konieczność zapewnienia obsługi technicznej. Pochłania ona dużo czasu i zasobów administratora systemu, uniemożliwiając mu skupienie się na ulepszaniu systemów i produktów firmy.
Jeśli chodzi o chmurę, specjaliści techniczni operatora optymalizują infrastrukturę na podstawie wyników przeprowadzonych testów oraz na bieżąco dbają o jej optymalną pracę, serwisowanie, funkcjonowanie i modernizację zasobów. Dzięki temu administrator systemu może skupić się na bardziej interesujących zadaniach. Można na przykład zaproponować mu szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji i zdobycia nowej wiedzy, co w dłuższej perspektywie będzie bardziej opłacalną inwestycją.
- Umiejscowienie sprzętu
Umieszczenie serwera w biurze jest niebezpieczne i nieopłacalne. Opłata za kolokację najprostszego sprzętu w centrum danych wynosi od 400 USD rocznie do 600 USD miesięcznie. Kwota zależy od typu i pojemności serwera.
Po trzech latach sprzęt stanie się przestarzały, a wymiana będzie wymagała ponownego wydania podobnej kwoty. Oprócz podstawowego sprzętu, na którym działa system produkcyjny, należy pomyśleć o kopii zapasowej, gdzie będą przechowywane kopie danych. To podwaja budżet.
Zakupiony sprzęt jest aktywem, które ulega amortyzacji przez trzy lata, ponieważ stopniowo się zużywa i starzeje. To oznacza, że w jednej chwili saldo na rachunku firmy gwałtownie topnieje, a amortyzacja rozkłada się na 1/36 tej kwoty miesięcznie. Podatek dochodowy jest wyższy, mimo że inwestycja w serwery formalnie jeszcze się nie zwróciła. W przypadku wystąpienia siły wyższej, takiej jak kwarantanna, w okresie amortyzacji sprzęt pozostanie nieużywany i nie przyniesie żadnego dochodu.
Zakup własnego sprzętu ma jednak swoje zalety. W przypadku wyceny firmy jej wartość może być wyższa dzięki posiadanym aktywom, takim jak sprzęt. Jednak duże znaczenie ma data produkcji sprzętu. Przestarzały sprzęt, który nie jest już wspierany przez producenta, zostanie wyceniony bardzo nisko. Dlatego większość dyrektorów finansowych i właścicieli firm preferuje wydatki operacyjne zamiast kapitałowych.
- Licencje
Planując budowę własnej infrastruktury, należy pamiętać, że konieczny będzie zakup licencji na oprogramowanie, nawet jeśli zasoby nie będą jeszcze w pełni wykorzystywane. Licencje można nabyć lub wynająć w ramach rocznej subskrypcji, a ich koszt zazwyczaj zależy od specyficznych potrzeb biznesowych. Niektóre firmy korzystają z pirackiego oprogramowania, jednak wiąże się to z wieloma ryzykami, w tym z odpowiedzialnością karną.
Infrastruktura chmurowa pozwala zaoszczędzić na licencjach. Większość z nich jest już wliczona w cenę usługi, a inne można subskrybować na określony czas, zamiast je kupować. Ponadto, operator chmury pomaga określić potrzebną liczbę licencji.
- Bezpieczeństwo
Istnieje ryzyko, że serwer umieszczony w biurze może zostać skonfiskowany wraz z kluczowymi informacjami. Natomiast operator chmury chroni infrastrukturę na poziomie sprzętowym i nie przechowuje danych klientów na jednym serwerze fizycznym.
Jeśli firma korzysta z nielegalnego oprogramowania, grozi jej kara finansowa, co stanowi dodatkowe ryzyko finansowe związane z koniecznością poniesienia nieprzewidzianych wydatków. Ponadto ryzyka finansowe obniżają wartość przedsiębiorstwa w momencie sprzedaży.
Jeśli działalność firmy jest związana z przetwarzaniem wrażliwych danych (danych osobowych i medycznych, informacji finansowych), konieczne jest uzyskanie certyfikatów bezpieczeństwa.
- Międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji ISO 27001 oraz międzynarodowy standard zarządzania informacją o prywatności ISO 27701.
- Certyfikat zgodności z Kompleksowym Systemem Ochrony Informacji (CSIP).
- Certyfikat zgodności z normą bezpieczeństwa informacji PCI DSS.
Uzyskanie tych certyfikatów samodzielnie jest skomplikowane, ponieważ wymaga poddania się szeregowi złożonych kontroli oraz wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych na różnych poziomach. Proces ten wiąże się również z wysokimi kosztami – około 1 tys. USD.
Umieszczając swoją infrastrukturę IT w chmurze, można uzyskać te certyfikaty szybciej i taniej. Koszt zależy od specyfiki działalności.
Jak obliczyć całkowity koszt posiadania infrastruktury IT?
TCO jest metodą oceny kilku projektów, w której wybiera się ten o najniższych kosztach wdrożenia. Niestety, nie uwzględnia ona innych istotnych czynników, takich jak bezpieczeństwo, odporność na awarie, elastyczność, mobilność czy innowacyjność.
Często porównuje się jeden do jednego koszty sprzętu i chmury, co jest błędne. Zazwyczaj szacuje się koszty zasobów w chmurze na podstawie maksymalnych wymagań, mimo że aktualne potrzeby biznesowe są znacznie mniejsze. Chmura jest elastyczna, łatwa do skalowania, a operator chmury zawsze dysponuje nadmiarowymi zasobami dzięki tworzeniu kopii zapasowych. Dlatego nie ma potrzeby zakupu nadmiaru zasobów i marnowania pieniędzy. Jeśli obliczenia są wykonane prawidłowo, całkowity koszt posiadania własnej infrastruktury na przestrzeni trzech lat może być nawet dwukrotnie wyższy niż koszt korzystania z zasobów w chmurze.
Warto również pamiętać o tym, że wartość pieniądza zmienia się w czasie. Pieniądze wydane dzisiaj mają wyższą wartość niż te same pieniądze wydane w przyszłości. Firma może pożyczyć środki, jednak zapłaci wyższe odsetki, jeśli zostaną one wydane dzisiaj. Z kolei własne środki, niewydane dzisiaj, mogą być zainwestowane w rozwój firmy lub ulokowane na depozycie, przynosząc dodatkowy zysk. To właśnie dlatego przy ocenie projektów inwestycyjnych stosuje się dynamiczne wskaźniki. Uwzględniają one wartość pieniądza w czasie, opierając się na założeniu, że pieniądze wydane dzisiaj mają większą wartość niż te wydane w przyszłości. Jednym z takich wskaźników jest NPV (Net Present Value), który polega na sumowaniu przepływów pieniężnych, zdyskontowanych w określonych przedziałach czasowych według stopy dyskontowej.
TCO chmury również może się różnić
Całkowity koszt posiadania można obliczyć i porównać nie tylko w kontekście chmury i sprzętu, ale także dla dwóch chmur różnych dostawców, na przykład AWS i GigaCloud.
Po rozpoczęciu pełnoskalowej inwazji Rosji na Ukrainę, AWS umożliwił ukraińskim firmom bezpłatne umieszczanie swoich systemów i infrastruktury IT w chmurze. Według nieoficjalnych informacji okres darmowego korzystania z chmury ma zakończyć się w grudniu 2023 roku.
Przeanalizowaliśmy przypadek jednej ukraińskiej organizacji państwowej, która hostuje pięć swoich kluczowych systemów w chmurze AWS. Nie podajemy jej nazwy ze względów bezpieczeństwa. Dzięki możliwości zapewnionej przez AWS, obecnie korzysta ona z chmury bezpłatnie. Po zakończeniu darmowego okresu koszt wynajmu zasobów chmurowych wyniesie około 29 tys. USD miesięcznie. Do tego dojdą koszty związane ze wsparciem ze strony dostawcy chmury oraz wsparciem w zakresie oprogramowania ze strony zewnętrznego integratora. W ciągu trzech lat koszty te wyniosą ponad 1 mln USD. Koszt podobnych usług w GigaCloud wyniesie 744 tys. USD. Dlatego firma może zacząć oszczędzać już teraz, nie czekając do grudnia.
Podsumowanie
Nasza analiza wskazuje, że dla firm rozwijających się i planujących wejście na nowe rynki lepszym rozwiązaniem jest rezygnacja z zakupu fizycznego sprzętu na rzecz technologii chmurowych. Chmura pozwala szybko otrzymać niezbędną ilość zasobów i natychmiast je uruchomić. Operator chmury zawsze posiada nadmiar zasobów, ponieważ musi tworzyć kopie zapasowe. Dlatego nie ma potrzeby zakupu nadmiaru zasobów i marnowania pieniędzy. Płaci się wyłącznie za zasoby, które są używane.
Model CapEx jest odpowiedni dla dużych firm, właścicieli których planują je sprzedać w przyszłości. Wyższa kapitalizacja firmy przekłada się na wyższą cenę sprzedaży. Warto jednak pamiętać, że z upływem lat sprzęt się starzeje, a koszty jego utrzymania rosną.
TCO można obliczyć nie tylko dla sprzętu i chmury, ale także do porównania chmur różnych dostawców. Hosting w chmurze ukraińskiego operatora to nie tylko oszczędność, ale także wygoda. Płatności są dokonywane w USD/EUR/PLN, a jakość usług nie ustępuje tym oferowanym przez zagranicznych dostawców.
Jeśli chcesz oszacować całkowity koszt posiadania dla swojej infrastruktury IT, skontaktuj się z nami pod adresem sales@gigacloud.eu, a my chętnie pomożemy.
